Asistente de Finanzas

ASISTENTE DE FINANZAS

Ubicación: Cobán, Alta Verapaz. Guatemala.

Estatus del Puesto: Tiempo completo, Regular

Nivel Salarial: Nivel 1

Nivel de Riesgo: Nivel 3 Nivel 2 X Nivel 1

(Nivel 3: Contacto frecuente con participantes, contacto directo con niños, acceso a datos sensibles y/o alto nivel de responsabilidad.

Nivel 2: Algún contacto con participantes; contacto no directo y no planificado con niños.

Nivel 1: Probablemente sin contacto con participantes ni acceso a datos sensibles)

Acerca de Mercy Corps

Mercy Corps es una organización global líder impulsada por la convicción de que un mundo mejor es posible. En situaciones de desastre, en contextos difíciles y en más de 40 países alrededor del mundo, trabajamos en alianza para poner en marcha soluciones audaces, ayudando a las personas a superar la adversidad y construir comunidades más fuertes desde adentro. Ahora, y para el futuro.

El Programa/Departamento/Equipo

En el año 2001 Mercy Corps inicia sus operaciones en Guatemala en el ámbito del Desarrollo Rural, implementando una serie de iniciativas que han impactado en las poblaciones más necesitadas, generando desarrollo y llevando esperanza a quienes, por muchos años, habían sido excluidos de los modelos económicos implementados en el país.

Mercy Corps Guatemala ha implementado proyectos de desarrollo comunitario, a través de distintas áreas programáticas que incluyen: salud, educación, resolución de conflictos, seguridad alimentaria, desarrollo económico, gestión de riesgos y respuesta a desastres, incidencia política y desarrollo organizacional.

El Puesto

El(la) Asistente de Finanzas es responsable de asegurar las operaciones financieras diarias de la Oficina de Mercy Corps Guatemala de manera eficiente. Es responsable de actualizar de manera diaria la información de Navegator, revisando la documentación de desembolsos antes de realizar el pago, asegurar que la documentación de soporte esté completa y que los cálculos y códigos presupuestarios sean correctos. Este puesto también es responsable del establecimiento y monitoreo de operaciones financieras en las oficinas de campo.

Responsabilidades Esenciales

MONITOREO DE EFECTIVO Y BANCOS

• Revisión del flujo diario de efectivo, para que haya la suficiente liquidez para el pago debido a proveedores, socias, impuestos, servicios, IGSS.

• Revisión de Arqueo mensuales de efectivo cuando sea requerido por el oficial financiero (FO).

• Negociación de divisas para obtener una tasa preferencial al momento de cambiar dólares a Quetzales.

• Pago a proveedores por medio de los diferentes módulos en la plataforma bancaria y elaboración de cheques.

SISTEMA NAVIGATOR

• Registro de diario, revisión de la información subida al sistema, para poder generar de una manera eficiente, reportes, llevar el control y registro de las cuentas.

• Asegurarse que los registros contables realizados sean correctos. PI, GJ y Ajustes, revisión del Test Report (Codificación y Registros en el sistema), que no exista errores.

• Apoyo en las actividades de cierre, elaboración de partidas de Amortizaciones, depreciaciones y reclasificaciones.

• Asegurar que todos los movimientos de banco sean procesados en el sistema.

• Conciliación de la cuenta de los empleados.

CIERRE MENSUAL – ANUAL Y REPORTE A CASA MATRIZ

• Conciliación de Travel & Operating Advance (1520).

• Conciliación Employee Receivables (1521).

• Actualización en modificaciones cuentas bancarias 3.2A Form.

EXENCIONES IVA

• Elaboración de exenciones de IVA. Proyectos Mercy Corp.

• Recepción de facturas para la elaboración de exenciones de IVA de socias.

REVISIÓN FINANCIERA

• Solicitudes de compra y órdenes de compra solicitudes de pagos, anticipos y liquidaciones de fondos y viáticos.

• Liquidación de anticipos fondos operacionales, para asegurar que sean acordes a las especificaciones del presupuesto y las regulaciones de los donantes.

• Revisión los vouchers de pago y del sistema / TR de efectivo y bancarios, verificando que la documentación soporte sea adecuada para que el oficial financiero haga su respectiva revisión y aprobación.

• Revisión de todas las solicitudes de pago para asegurar que sean acordes a las especificaciones del presupuesto, las regulaciones de los donantes y codificación.

• Asegurar que la documentación de soporte este completas para que la consulta de los mismos sea de una manera ágil y para efector de auditoría.

NÓMINA Y PRESTACIONES LABORALES

• Revisión de la planilla salarial mensualmente para asegurarse que las transferencias cargadas al sistema de banco sean los correctos.

• Revisión y realización del pago de los finiquitos laborales.

SISTEMA RETEN ISR

• Ingreso y actualización de los registros de información de los empleados.

• Elaboración de las proyecciones y definitivas de ISR de los empleados.

• Conciliación y reporte anual

REVISIÓN DE PRESUPUESTO

• Revisión mensual presupuesto CORE. Requiere de la revisión del correcto costeo y codificación.

• Categorización de los gastos y reclasificaciones si fueran necesarias.

ARCHIVO DOCUMENTOS

• Archivo y resguardo de las transacciones de pago a proveedores, cheque en blanco para pago.

CONCILIACIÓN Y REGISTRO DE ADQUISICÓN DE ACTIVOS E INVENTARIO

• Revisión de inventario físico en oficinas centrales y de campo. Verificación el debido registro, observación de incidentes en los equipos para el oportuno reporte.

REGLAMENTOS

• Respetar las normas y procedimientos administrativos y técnicos de Mercy Corps.

• Cumplir con otras funciones que le sean asignadas por su supervisor (a).

Responsabilidad de Supervisión

Sin personal bajo su responsabilidad.

Responsabilidad

Reporta Directamente A: Gerente de Finanzas Interino

Trabaja Directamente Con: Todo el personal de Mercy Corps.

Rendición de Cuentas ante Participantes y Actores Clave

Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps respalden todos los esfuerzos relacionados con la rendición de cuentas, especialmente hacia nuestros participantes de programas, socios comunitarios, otros actores clave y las normas internacionales que rigen el trabajo de ayuda humanitaria y desarrollo. Estamos comprometidos con involucrar activamente a las comunidades como socios iguales en el diseño, monitoreo y evaluación de nuestros proyectos en terreno.

Responsabilidades de Salvaguarda

• Aprender activamente sobre la salvaguarda e integrar sus principios en su trabajo, incluyendo los riesgos y medidas de mitigación relacionados con su área de trabajo.

• Poner en práctica los valores de Mercy Corps, incluido el respeto por la dignidad y el bienestar de las y los participantes y de los demás miembros del equipo.

• Fomentar la apertura y la comunicación en su equipo; alentar a los miembros del equipo a presentar reportes si tienen alguna preocupación utilizando los mecanismos de denuncia, como la Línea Directa de Integridad y otras opciones.

Calificaciones Mínimas y Habilidades Transferibles

• Perito Contador o carrera afín. Estudios universitarios en Contaduría Pública y Auditoría, finanzas, Licenciatura en Administración de Empresas o carrera afín.

• 2 - 3 años de experiencia en posiciones similares, de preferencia en el sector de ONG’s de carácter internacional.

• Disponibilidad para viajar a otras oficinas de Mercy Corps y sus socios dentro del territorio guatemalteco.

• Habilidades para capacitar y dirigir grupos; realizar tareas múltiples, organizar y priorizar.

• Familiaridad con los reglamentos o regulaciones de Unión Europa, Departamento de Estado, Donantes Privados.

• Comunicación verbal y escrita fluida en español. Dominio del idioma inglés -nivel intermedio-, una ventaja.

• Atención demostrada para los detalles, habilidad para seguir procedimientos, cumplir con fechas de plazo; se requiere trabajo independiente y en cooperación con los miembros del equipo.

• Es indispensable estar altamente familiarizado con Microsoft 365.

• Licencia vigente para conducir vehículos de cuatro ruedas y experiencia para movilizarse dentro del territorio guatemalteco.

Factores de Éxito

La persona seleccionada para el puesto de Asistente de Finanzas demostrará una combinación saludable de profesionalidad, confidencialidad y confianza a la hora de prestar apoyo eficaz al Gerente de Finanzas Interino y a los miembros del equipo de Mercy Corps. Poseerá excelentes dotes de comunicación, tanto verbal como escrita, y dará prioridad a la atención al detalle. Deberá tener aptitudes para la gestión del cambio y capacidad para realizar múltiples tareas, establecer prioridades, prestar atención a los detalles y trabajar con plazos en entornos de equipo complejos; y, será un hábil comunicador, capaz de desarrollar y utilizar relaciones sólidas con los miembros del equipo y los departamentos internos, así como con organismos externos, y de facilitar el mapeo de procesos y defender las oportunidades de mejora en los enfoques existentes. Así como Disposición de trabajar tiempos demandantes.

Condiciones de Vida / Condiciones Ambientales

Este puesto estará basado en la Oficina Nacional de Mercy Corps Guatemala, ubicada en Cobán, Alta Verapaz. No se requiere un % de tiempo dedicado al trabajo de campo.

Los miembros del equipo de Mercy Corps representan a la organización tanto durante las horas de trabajo como fuera de ellas, cuando están desplegados en un puesto sobre el terreno o de visita en un puesto sobre el terreno. Se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional y respeten las leyes locales, las costumbres y las políticas, procedimientos y valores de MC en todo momento y en todos los lugares del país.

Seguridad

• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y políticas de seguridad según lo determinado por el liderazgo de los países.

• Asegurar proactivamente que los miembros del equipo operan en un entorno seguro y son conscientes de las políticas.

Rendición de cuentas

• Se espera que los miembros del equipo de Mercy Corps apoyen todos los esfuerzos hacia la rendición de cuentas, específicamente a nuestros beneficiarios y a las normas internacionales que guían el trabajo internacional de respuesta a emergencias y desarrollo, mientras participan activamente en las comunidades beneficiarias como socios iguales en el diseño, seguimiento y evaluación de nuestros proyectos de campo.

• Se espera que los miembros del equipo se comporten de manera profesional y respeten las leyes locales, las costumbres y las políticas, procedimientos y valores de Mercy Corps en todo momento y en todos los lugares del país.

Aprendizaje Continuo

En línea con nuestra convicción de que las organizaciones que aprenden son más eficaces, eficientes y relevantes para las comunidades a las que servimos, empoderamos a todos los miembros del equipo a dedicar el 5 % de su tiempo a actividades de aprendizaje que promuevan su crecimiento y desarrollo personal y/o profesional.

Equipo de Compromiso y Efectividad

Lograr nuestra misión comienza por cómo construimos nuestro equipo y colaboramos. Al reunir personas con variedad de experiencias, antecedentes y perspectivas, fortalecemos nuestra capacidad para resolver desafíos complejos e impulsar la innovación. Fomentamos una cultura de confianza y respeto, donde cada miembro del equipo es valorado por sus contribuciones, se le empodera para alcanzar su máximo potencial y se le motiva a dar lo mejor de sí. Reconocemos que construir un equipo fuerte y eficaz es un proceso continuo, y seguimos comprometidos con aprender, mejorar y crecer juntos.

Igualdad de Oportunidades de Empleo

Mercy Corps es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades, comprometido con brindar igualdad de oportunidades laborales a todos los empleados y candidatos calificados, sin distinción de raza, color, sexo, orientación sexual, religión o creencias, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil, condición de veterano u otras características protegidas por la legislación aplicable.

Salvaguarda y Ética

Mercy Corps está comprometida a garantizar que todas las personas con las que entramos en contacto a través de nuestro trabajo ya sean miembros del equipo, miembros de la comunidad, participantes de programas u otros, sean tratadas con respeto y dignidad. Nos adherimos a los principios fundamentales sobre la prevención de la explotación y el abuso sexual establecidos por el Secretario General de la ONU y el IASC, y hemos firmado el Esquema Interagencial de Divulgación de Conductas Inadecuadas. No toleraremos el abuso infantil, la explotación sexual, el abuso o el acoso por parte de, o hacia, nuestros miembros del equipo. Como parte de nuestro compromiso con un entorno laboral seguro e inclusivo, se espera que los miembros del equipo se conduzcan de manera profesional, respeten las leyes y costumbres locales y adhieran en todo momento a las Políticas y Valores del Código de Conducta de Mercy Corps. Los miembros del equipo deben completar cursos obligatorios en línea sobre el Código de Conducta al ser contratados y de manera anual.

Como postulante, si eres testigo o experimentas cualquier forma de conducta sexual inapropiada durante el proceso de reclutamiento, por favor repórtalo a la Línea Directa de Integridad de Mercy Corps (integrityhotline@mercycorps.org).