Legal Administrative Assistant - Asistente Administrativo Legal

Español: En Snell & Wilmer, combinamos el conocimiento local, la experiencia internacional y un enfoque colaborativo para atender a clientes en México y Estados Unidos. Sobre la base de nuestra oficina en Los Cabos, establecida en 2008, nuestra oficina en la Ciudad de México representa un capítulo emocionante en el crecimiento continuo de la firma y su compromiso con la región.

Nuestro equipo en la Ciudad de México brinda apoyo a empresas e inversionistas en una amplia variedad de asuntos legales y comerciales binacionales, incluyendo derecho corporativo, fusiones y adquisiciones, bienes raíces, así como derecho laboral y de empleo. Con capacidades bilingües y biculturales, y acceso a una red de más de 550 abogados en 18 oficinas, ofrecemos los recursos de una firma internacional consolidada con el enfoque personalizado de un equipo unido.

¿Por qué unirse a nuestro equipo?

Unirse a Snell & Wilmer significa mucho más que asumir un nuevo puesto. Es una oportunidad para contribuir al futuro de nuestra oficina en la Ciudad de México y trabajar junto a profesionales talentosos que valoran la colaboración, el profesionalismo y un servicio excepcional. Reconocemos que nuestro éxito depende no solo de nuestros abogados, sino también de los profesionales de apoyo dedicados que hacen posible nuestro trabajo todos los días. Si busca una oportunidad para crecer profesionalmente, hacer una contribución significativa y formar parte de un nuevo capítulo emocionante en la trayectoria de una firma consolidada, le invitamos a explorar una carrera profesional con Snell & Wilmer.

ENGLISH: Legal Administrative Assistant Job Details

Position Summary

The Legal Administrative Assistant provides comprehensive administrative and secretarial support to attorneys in the Firm's Mexico City office, including those practicing in Labor & Employment (L&E) and Corporate & Securities (C&S). This position requires prior experience working in a law firm, strong organizational and technical skills, exceptional attention to detail, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced, professional environment.

The ideal candidate is a proactive, highly organized, and detail-oriented legal administrative professional who understands the demands of supporting attorneys and handling confidential client matters. This individual must demonstrate sound judgment, professionalism, discretion, and a strong commitment to client service.

Essential Duties and Responsibilities

• Provide comprehensive administrative and secretarial support to attorneys, including managing calendars, coordinating meetings, maintaining files, and preparing correspondence.
• Draft, format, proofread, and finalize legal documents, agreements, correspondence, presentations, and other materials in accordance with Firm standards and attorney instructions.
• Assist with the preparation, organization, and processing of Labor & Employment documents, including employment agreements, workplace policies, termination-related documentation, administrative filings, and other employment-related materials, as needed.
• Support Corporate & Securities matters through the preparation, formatting, and organization of corporate documents, contracts, resolutions, meeting minutes, transaction materials, and other related documentation, as needed.
• Coordinate the execution, notarization, filing, delivery, and retrieval of legal documents with clients, notaries, government agencies, courts, and other external parties, as directed.
• Maintain and organize electronic and physical client files, ensuring documents are accurately named, filed, updated, and readily accessible.
• Manage attorney calendars, schedule internal and external meetings, coordinate conference calls, and assist with travel arrangements and related logistics.
• Monitor and track important deadlines, meetings, filings, and other time-sensitive activities, communicating proactively with attorneys and relevant team members.
• Assist with client intake, matter opening procedures, and maintenance of client and matter information in Firm systems.
• Prepare and process expense reports, invoices, reimbursements, and other administrative documentation.
• Assist attorneys with time entry, billing coordination, and follow-up on administrative billing matters, as needed.
• Communicate professionally with clients, colleagues, government offices, notaries, and other external contacts in Spanish and English, as required.
• Coordinate with attorneys, administrative personnel, and other Firm offices to facilitate the timely completion of assignments and efficient delivery of legal services.
• Maintain strict confidentiality of client information, privileged communications, and sensitive Firm matters.
• Anticipate attorney needs, identify opportunities to improve administrative processes, and provide proactive support to ensure efficient daily operations.
• Perform other related duties as assigned to support the Firm's Mexico City office.

Qualifications and Requirements

• Education and Experience
  • High school diploma or equivalent required; bachelor's degree in Legal Studies, or a related field preferred.
  • Prior experience working as a Legal Administrative Assistant, Legal Secretary, or in a comparable administrative support role within a law firm required.
  • Prior experience supporting attorneys in Labor & Employment (L&E) and/or Corporate & Securities (C&S) practice areas preferred.
  • Familiarity with legal terminology, document preparation, and administrative processes relevant to Mexican labor, employment, and corporate legal matters preferred.
  • Experience supporting multiple attorneys and managing competing priorities in a professional services environment.
  • Experience working in an international or multinational law firm preferred.
• Knowledge, Skills, and Abilities
  • Advanced proficiency in Microsoft Office applications, particularly Word, Outlook, Excel, and PowerPoint.
  • Strong document formatting, proofreading, editing, and organizational skills.
  • Familiarity with document management systems, electronic filing procedures, and legal practice management tools.
  • Strong written and verbal communication skills in Spanish; professional working proficiency in English preferred.
  • Excellent organizational and time-management skills, with the ability to prioritize assignments, manage deadlines, and work effectively under pressure.
  • Exceptional attention to detail and commitment to producing accurate, high-quality work.
  • Ability to exercise independent judgment, take initiative, and anticipate the needs of attorneys and clients.
  • Demonstrated professionalism, discretion, and ability to maintain confidentiality.
  • Strong interpersonal skills and a collaborative, service-oriented approach.
  • Ability to adapt to changing priorities, work independently, and contribute effectively within a team environment.
  • Willingness to learn new technologies, systems, and Firm procedures.

Working Conditions and Physical Requirements

• This position is based in the Firm's Mexico City office.
• Duties primarily involve computer-based administrative work, communication with attorneys and clients, document preparation, and coordination of office activities.
• The position may occasionally require handling and transporting legal files, documents, and office materials.
• Ability to lift and carry up to 15 pounds (approximately 7 kilograms), with reasonable accommodations as applicable.
• The essential functions of the position may be performed with reasonable accommodations, as applicable under Mexican law.

Work Schedule: Full-time, in accordance with the schedule established by the Firm and applicable Mexican labor law. Occasionally, operational needs may require work outside regular working hours. Such assignments will be scheduled and compensated in accordance with applicable legal requirements.

Equal Employment Opportunity: Snell & Wilmer de México, S.R.L. de C.V. is committed to providing equal employment opportunities and maintaining an inclusive, respectful, and discrimination-free workplace. Employment decisions are based on qualifications, experience, skills, and job-related requirements, in accordance with applicable Mexican law.

Additional Information: The Legal Administrative Assistant is expected to maintain high standards of professionalism, confidentiality, responsiveness, accuracy, and client service consistent with the Firm's values and business practices.

This job description describes the general nature and level of work performed and is not intended to be an exhaustive list of all duties, responsibilities, or qualifications. Responsibilities may be modified based on the operational needs of the Firm, consistent with applicable law.

ESPAÑOL: Detalles del Puesto de Asistente Administrativo Legal

Objetivo del Puesto

El Asistente Administrativo Legal será responsable de brindar apoyo administrativo y secretarial integral a los abogados de la oficina del Despacho en la Ciudad de México, incluyendo aquellos que se desempeñan en las áreas de Derecho Laboral (Labor & Employment, L&E) y Derecho Corporativo y de Valores (Corporate & Securities, C&S). Este puesto requiere experiencia previa en un despacho de abogados, sólidas habilidades organizativas y tecnológicas, excelente atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples prioridades en un entorno profesional dinámico y de alta exigencia.

La persona ideal para este puesto deberá ser proactiva, altamente organizada, meticulosa y contar con experiencia en el apoyo administrativo a abogados y en el manejo de asuntos confidenciales de clientes. Asimismo, deberá demostrar buen criterio, profesionalismo, discreción y un alto compromiso con la calidad en el servicio al cliente.

Funciones y Responsabilidades Principales

• Brindar apoyo administrativo y secretarial integral a los abogados, incluyendo la gestión de agendas, coordinación de reuniones, organización de expedientes y preparación de correspondencia.
• Elaborar, dar formato, revisar y finalizar documentos legales, contratos, correspondencia, presentaciones y otros materiales, conforme a los estándares del Despacho y las instrucciones de los abogados.
• Apoyar, según se requiera, en la preparación, organización y gestión de documentos relacionados con asuntos de Derecho Laboral, incluyendo contratos individuales de trabajo, políticas laborales, documentación relacionada con terminaciones de relaciones laborales, trámites administrativos y otros materiales relacionados con el empleo.
• Apoyar, según se requiera, en asuntos de Derecho Corporativo y de Valores mediante la preparación, revisión de formato y organización de documentos corporativos, contratos, resoluciones, actas de asamblea, actas de sesiones de órganos de administración, documentación de operaciones y otros materiales relacionados.
• Coordinar la firma, formalización ante notario, presentación, entrega y recolección de documentos legales con clientes, notarías, dependencias gubernamentales, juzgados, tribunales y otras partes externas, conforme a las instrucciones recibidas.
• Mantener y organizar expedientes físicos y electrónicos de clientes, asegurando que los documentos estén correctamente identificados, archivados, actualizados y disponibles para su consulta.
• Administrar las agendas de los abogados, programar reuniones internas y externas, coordinar conferencias telefónicas y virtuales, y apoyar en la organización de viajes y otros aspectos logísticos.
• Dar seguimiento a fechas límite, reuniones, presentaciones de documentos y otras actividades sujetas a plazos, comunicándose de manera proactiva con los abogados y demás integrantes del equipo.
• Apoyar en los procedimientos de incorporación de nuevos clientes, apertura de asuntos y mantenimiento de la información correspondiente en los sistemas del Despacho.
• Preparar y procesar reportes de gastos, facturas, solicitudes de reembolso y demás documentación administrativa.
• Apoyar a los abogados en el registro de tiempo, coordinación de facturación y seguimiento de asuntos administrativos relacionados con la facturación, según se requiera.
• Mantener comunicación profesional con clientes, compañeros de trabajo, dependencias gubernamentales, notarías y otros contactos externos, en español e inglés, según sea necesario.
• Coordinarse con abogados, personal administrativo y otras oficinas del Despacho para facilitar la conclusión oportuna de las actividades asignadas y la prestación eficiente de servicios legales.
• Mantener estricta confidencialidad respecto de la información de los clientes, las comunicaciones protegidas por el secreto profesional y los asuntos sensibles del Despacho.
• Anticipar las necesidades de los abogados, identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos y brindar apoyo proactivo para contribuir a la eficiencia de las operaciones diarias.
• Desempeñar otras funciones relacionadas que le sean asignadas para apoyar las operaciones de la oficina del Despacho en la Ciudad de México.

Requisitos del Puesto

• Escolaridad y Experiencia
  • Educación media superior (bachillerato o equivalente) concluida, indispensable. Se valorará contar con licenciatura en Administración de Empresas, Estudios Jurídicos o alguna disciplina afín.
  • Experiencia previa como Asistente Administrativo Legal, Secretario(a) Jurídico(a) o en un puesto comparable de apoyo administrativo dentro de un despacho de abogados, indispensable.
  • Experiencia previa apoyando a abogados en las áreas de Derecho Laboral (L&E) y/o Derecho Corporativo y de Valores (C&S), deseable.
  • Conocimiento de terminología jurídica, preparación de documentos y procesos administrativos relacionados con asuntos laborales, corporativos y de valores en México, deseable.
  • Experiencia brindando apoyo a varios abogados y administrando prioridades simultáneas en un entorno de servicios profesionales.
  • Se valorará experiencia en despachos de abogados internacionales o multinacionales.
• Conocimientos, Habilidades y Competencias
  • Dominio avanzado de las aplicaciones de Microsoft Office, especialmente Word, Outlook, Excel y PowerPoint.
  • Sólidas habilidades para dar formato, revisar, corregir y editar documentos, así como para organizar información.
  • Familiaridad con sistemas de gestión documental, procedimientos de archivo electrónico y herramientas tecnológicas utilizadas en despachos de abogados.
  • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita en español; nivel de inglés profesional para el desempeño de funciones laborales, deseable.
  • Excelentes habilidades de organización y administración del tiempo, con capacidad para establecer prioridades, cumplir con fechas límite y trabajar eficazmente bajo presión.
  • Excepcional atención al detalle y compromiso con la precisión y calidad del trabajo.
  • Capacidad para ejercer buen criterio, tomar la iniciativa y anticipar las necesidades de los abogados y clientes.
  • Profesionalismo, discreción y capacidad para mantener la confidencialidad de la información.
  • Sólidas habilidades interpersonales y disposición para colaborar y brindar un servicio de calidad.
  • Capacidad para adaptarse a cambios de prioridades, trabajar de manera independiente y contribuir eficazmente al trabajo en equipo.
  • Disposición para aprender nuevas tecnologías, sistemas y procedimientos del Despacho.

Condiciones de Trabajo y Requisitos Físicos

• El puesto tendrá como sede la oficina del Despacho en la Ciudad de México.
• Las actividades consisten principalmente en trabajo administrativo mediante el uso de equipo de cómputo, comunicación con abogados y clientes, preparación de documentos y coordinación de actividades de oficina.
• Ocasionalmente, el puesto podrá requerir el manejo y traslado de expedientes legales, documentos y materiales de oficina.
• Capacidad para levantar y transportar objetos de hasta 7 kilogramos (aproximadamente 15 libras), con los ajustes razonables que correspondan conforme a la legislación aplicable.
• Las funciones esenciales del puesto podrán desempeñarse con los ajustes razonables que correspondan, de conformidad con la legislación mexicana aplicable.

Jornada laboral: Tiempo completo, conforme al horario establecido por el Despacho y la legislación laboral mexicana aplicable. Ocasionalmente, las necesidades operativas podrán requerir actividades fuera del horario habitual, las cuales se programarán y compensarán de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Igualdad de Oportunidades: Snell & Wilmer de México, S.R.L. de C.V. promueve la igualdad de oportunidades de empleo y un ambiente laboral inclusivo, respetuoso y libre de discriminación. Las decisiones de contratación se basan en las competencias, experiencia, habilidades y requisitos relacionados con el puesto, de conformidad con la legislación mexicana aplicable.

Información Adicional: El Asistente Administrativo Legal deberá mantener altos estándares de profesionalismo, confidencialidad, atención oportuna, precisión y calidad en el servicio al cliente, de conformidad con los valores, políticas y prácticas del Despacho.