Coordonnateur(trice) des opérations, gestion des commandes // Operations Coordinator, Order Management
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Présentation du poste
Le coordonnateur ou la coordonnatrice des opérations gère l’ensemble du cycle des commandes pour les comptes de détaillants qui lui sont attribués (Walmart, Amazon, Costco, Best Buy, Target, etc.), de la réception du bon de commande jusqu’à la confirmation de l’expédition et à la facturation. Ce rôle contribue à assurer une exécution des commandes exacte, ponctuelle et conforme, tout en maintenant le taux de satisfaction des commandes, le respect des délais de livraison et la qualité de l’expérience client.
Le poste combine le traitement opérationnel des commandes, l’analyse des stocks, la résolution des anomalies et la coordination entre les fonctions. En étroite collaboration avec les équipes des ventes, de la planification de la demande, des finances, de la logistique et des technologies de l’information (TI), ainsi qu’avec les prestataires de services logistiques tiers (3PL), les transporteurs et les partenaires du commerce de détail, la personne titulaire du poste résout les problèmes susceptibles de retarder les expéditions, d’entraîner des déductions ou d’avoir une incidence sur les revenus.
Ce rôle exige de faire preuve de jugement autonome dans le respect des directives établies, de signaler clairement les risques aux personnes appropriées et de contribuer à l’amélioration continue grâce à une utilisation efficace des systèmes, des rapports, de l’automatisation et des outils assistés par l’intelligence artificielle (IA).
Responsabilités
Gestion des commandes et responsabilité des comptes
- Gérer les comptes de détaillants ou les flux de commandes attribués, de la réception du bon de commande jusqu’à la saisie de la commande, à la réservation des stocks, à la transmission à l’entrepôt pour préparation, à la confirmation de l’expédition et à la facturation.
- Valider les renseignements des commandes, notamment les prix, le paramétrage des articles, les quantités, la disponibilité des stocks, les exigences d’expédition et les plages de livraison des clients.
- Traiter les commandes reçues par échange de données informatisé (EDI) ou par d’autres moyens, notamment les commandes de réapprovisionnement, les commandes promotionnelles ou liées à des événements, les commandes de présentoirs, les commandes livrées directement aux magasins, les commandes avec transport prépayé et les commandes d’importation directe, selon le cas.
- Effectuer le rapprochement des commandes reçues et des transactions dans les systèmes afin de repérer les enregistrements manquants, rejetés, en double ou incomplets.
- Tenir à jour les statuts des commandes, les renseignements d’expédition et les codes de motif d’annulation dans les systèmes internes et les plateformes des détaillants.
- Assurer la relève au besoin et effectuer des transferts de dossiers clairs afin de maintenir la continuité du service.
Analyse des stocks et planification de l’exécution des commandes
- Analyser les stocks disponibles, les allocations, les arrivages et les transferts entre entrepôts en fonction de la demande des clients et des échéances d’expédition.
- Repérer les ruptures ou les insuffisances de stocks et recommander des transferts, d’autres lieux d’expédition, des ajustements aux dates d’expédition, des expéditions partielles ou des annulations.
- Collaborer avec les équipes de la planification de la demande et de la logistique afin de résoudre les contraintes d’allocation et les problèmes de disponibilité des stocks.
- Obtenir les directives de l’équipe des ventes lorsque des stocks limités nécessitent d’établir des priorités entre les clients, les promotions ou les flux de commandes.
- Mettre en œuvre les décisions approuvées concernant l’exécution des commandes et documenter les motifs des insuffisances de stocks, des expéditions partielles et des annulations.
Résolution des problèmes entre les fonctions
- Examiner et résoudre les écarts de prix, les problèmes de paramétrage des articles, les blocages de commandes, les instructions d’acheminement manquantes et les erreurs système.
- Coordonner les corrections de prix avec l’équipe des ventes, les décisions relatives aux stocks avec la planification de la demande, la levée des blocages financiers avec les finances et les corrections système avec les TI.
- Assurer le suivi des problèmes jusqu’à leur résolution en communiquant les répercussions sur les activités, les mesures requises, les personnes responsables et les échéances.
- Signaler rapidement les risques aux personnes appropriées lorsque les décisions ou les mesures correctives dépassent les pouvoirs autorisés.
- Maintenir des communications rapides et professionnelles avec les détaillants et les parties prenantes internes.
Acheminement, transp