Fleet Assistant

BUT DU POSTE :

Le Fleet Assistant appuie la gestion quotidienne de la flotte de Save the Children en veillant au respect des procédures de gestion des véhicules, au suivi administratif de la flotte, à la disponibilité de la documentation réglementaire, à la tenue des dossiers des véhicules et au suivi des mouvements. Il contribue à l'utilisation efficace, sûre et conforme des véhicules de l’organisation

ETENDUE DU POSTE :

Rapporte à : Fleet & Assets Officer

Direct Reports :

Indirect : aucun

Employés devant reporter à cette position : N/A

Direct : N/A

Responsabilités Budgétaires : Aucun

Dimensions du rôle : le poste travaille en étroite collaboration avec tous le personnel des Save the Children à Bunia

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

Stratégies

1. Gestion opérationnelle de la flotte

• Assurer le suivi quotidien des mouvements des véhicules et des affectations des chauffeurs.
• Vérifier la disponibilité et la conformité des documents des véhicules (assurance, immatriculation, contrôle technique, etc.).
• Veiller à la tenue à jour des carnets de bord et des dossiers des véhicules.
• Assurer le suivi de la consommation de carburant et signaler toute anomalie.
• Participer à la planification des mouvements en collaboration avec les départements utilisateurs.

1. Suivi de la maintenance des véhicules

• Assurer le suivi des échéances de maintenance préventive et corrective.
• Préparer les demandes d'entretien et suivre l'exécution des travaux auprès des garages et prestataires.
• Tenir à jour l'historique des réparations et interventions effectuées sur chaque véhicule.
• Signaler immédiatement tout incident, panne ou accident impliquant un véhicule de l'organisation.

1. Gestion documentaire et reporting

• Maintenir un système de classement physique et électronique des dossiers de flotte.
• Compiler les données relatives à l'utilisation des véhicules, à la consommation de carburant et aux coûts d'exploitation.
• Contribuer à la préparer les rapports hebdomadaires et mensuels de gestion de flotte.
• Veiller à la qualité et à l'exactitude des données saisies dans les systèmes de gestion de flotte.

1. Conformité et amélioration continue

• Veiller au respect des politiques et procédures de Save the Children en matière de gestion de flotte.
• Participer aux contrôles internes, inventaires et audits liés à la flotte.
• Contribuer à l'identification des risques opérationnels et au suivi des actions correctives.
• Appuyer la sensibilisation des chauffeurs aux règles de sécurité routière et à l'utilisation appropriée des véhicules.

QUALIFICATIONS

Diplôme d'État ou diplôme universitaire (Bac+3) en Logistique, Gestion, Mécanique Automobile, Administration ou domaine connexe.

EXPERIENCE ET COMPETENCES

Essentielles

• Au moins 1 à 2 ans d'expérience professionnelle en gestion de flotte, logistique, transport ou administration des véhicules (1 an pour les titulaires d'un Bac+3 et 2 ans pour les titulaires d'un Diplôme d'État).
• Bonne connaissance des principes de gestion et de suivi des véhicules.
• Bonne compréhension des procédures administratives liées à la flotte (assurances, immatriculations, contrôles techniques, maintenance).
• Maîtrise des outils informatiques de base, particulièrement Microsoft Excel et Word.
• Capacité à produire des rapports simples, précis et fiables.
• Bon sens de l'organisation et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Capacité à travailler efficacement sous pression et dans un environnement exigeant.
• Excellentes compétences relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
• Bonne communication orale et écrite en français.
• Sens élevé de l'intégrité, de la confidentialité et du respect des procédures.
• Disponibilité à effectuer des déplacements sur le terrain selon les besoins opérationnels.
• Engagement envers les valeurs, les principes et les politiques de sauvegarde de Save the Children.

Désirables

• Connaissances de base en mécanique automobile.
• Expérience dans une ONG internationale ou une organisation humanitaire.
• Connaissance de l'anglais.
• Expérience dans l'utilisation d'outils numériques de gestion de flotte.

Save the children India employ approximately 300 people across the globe and work on the ground in over 100 countries to help children affected by crises, or those that need better healthcare, education and child protection. We also campaign and advocate at the highest levels to realise the right of children and to ensure their voices are heard.

We are working towards three breakthroughs in how the world treats children by 2030:

• No child dies from preventable causes before their 5th birthday
• All children learn from a quality basic education and that,
• Violence against children is no longer tolerated

We know that great people make a great organization, and that our employees play a crucial role in helping us achieve our ambitions for children. We value our people and offer a meaningful and rewarding career, along with a collaborative and inclusive environment where ambition, creativity, and integrity are highly valued.